Chaînes de vente de cannabis et MSO – Un système de gestion de trésorerie conçu pour vous
Le problème
La vente au détail de cannabis signifie une chose : les exploitants doivent gérer beaucoup plus d’argent liquide que les autres détaillants. C’est la réalité dans un avenir prévisible. De grandes quantités d’argent liquide dans les dispensaires créent des problèmes, et ces problèmes sont multipliés de manière exponentielle lorsqu’il s’agit de chaînes de dispensaires de cannabis ou MSO (« opérateurs multi-états »)
La taille et l'échelle des chaînes et des MSO créent des problèmes que les petites entreprises de cannabis n'ont pas vraiment :
- Compter et enregistrer l’argent liquide chaque jour prend du temps, est fastidieux et sujet aux erreurs.
- Les responsables passent trop de temps à gérer la trésorerie, ce qui les éloigne du dispensaire et des relations avec le personnel.
- La seule façon de trier l’argent liquide est manuellement.
- Remplir les distributeurs automatiques de billets est fastidieux ou nécessite l'utilisation d'un service coûteux et qui prend du temps au gestionnaire.
- L'écrémage des caisses prend trop de temps et il n'y a aucun moyen de savoir combien d'argent a été déposé dans un coffre-fort à un moment donné, et qui l'a fait - les retraits sont encore plus entourés de mystère.
- L'argent liquide est déposé dans un coffre-fort stupide, sans qu'il y ait de rapport sur ce qu'il contient, ni de sécurité pour savoir qui peut ouvrir le coffre-fort.
- L'argent liquide est souvent transporté vers un lieu central pour être traité par le siège social. Comme indiqué ci-dessus, lorsque l'argent liquide est traité au dispensaire, cela prend du temps, coûte cher et est sujet à des erreurs, et est également très dangereux pour celui qui transporte l'argent liquide. Si un service blindé est utilisé, il y a des frais supplémentaires.
- Il n’y a aucun moyen de savoir combien d’argent liquide se trouve à chaque endroit ou dans tous les endroits.
- Le rapprochement des points de vente prend beaucoup trop de temps et absorbe les ressources du siège social.
Un système de gestion de trésorerie (« CMS ») résout ces problèmes, mais pas n'importe quel CMS. Si vous êtes une chaîne de magasins de cannabis ou une MSO, vous avez besoin d'un CMS conçu spécifiquement pour résoudre ces problèmes.
Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’un système de gestion de trésorerie ?
Définition de la gestion de trésorerie
Un CMS fait référence à un mélange de matériel, de logiciels et de services auxiliaires qui permettent à une entreprise de suivre, de gérer et de sécuriser ses liquidités de la manière la plus efficace, la plus sûre et la plus rentable possible.
Le matériel est principalement constitué de coffres-forts intelligents (uniquement pour le dépôt) et de recycleurs (pour le dépôt et la distribution). Ces machines permettent le dépôt ultra-rapide d'argent liquide dans des coffres-forts de qualité bancaire, la vérification des contrefaçons, l'automatisation du comptage et du tri de l'argent et une piste d'audit pour chaque dollar gagné ou dépensé.
Le logiciel rend le matériel « intelligent », en connectant chaque site au siège social, en offrant une visibilité instantanée sur votre situation de trésorerie, en faisant apparaître des données pour optimiser les retraits d'espèces, en centralisant la gestion des mots de passe et de l'accès aux espèces, et en agrégeant les informations pour faciliter le rapprochement des points de vente et la gestion stratégique globale de votre trésorerie. Il permet également un crédit provisoire pour soutenir les flux de trésorerie.
Le service est la clé du succès : sans lui, le matériel ne fonctionne pas. Les autres services comprennent le transport de fonds par véhicule blindé (également appelé transport de fonds ou CIT) et les fournitures/consommables de nettoyage.
Voici un résumé des composants CMS requis :
- Quincaillerie - Gamme diversifiée de coffres-forts et recycleurs intelligents (pièces et billets).
- Logiciel – Le logiciel basé sur le cloud relie tous les sites au siège social du client. Capacités de reporting robustes, avec tableaux de bord personnalisables. Permet un crédit provisoire
- Service – Couverture du service d’un océan à l’autre.
- Transport de fonds – Réseau de véhicules blindés pour récupérer, traiter l’argent liquide et le déposer dans une banque ou une coopérative de crédit.
- Consommables – Accédez à l’argent une fois qu’il est déposé dans le matériel.
Les chaînes de cannabis et les MSO ont besoin d'une solution spécialisée
Comme indiqué ci-dessus, tous les CMS ne sont pas créés de la même manière. Un CMS peut être parfaitement acceptable pour un seul emplacement, même s'il génère des revenus considérables. Cependant, comme un point de vente, un CMS qui fonctionne pour un ou deux emplacements sera terriblement inadéquat lorsque vous commencerez à ajouter des emplacements, en particulier s'ils sont répartis dans un ou plusieurs États.
Si vous êtes une chaîne ou un MSO, assurez-vous que votre CMS inclut les éléments suivants :
Soutien d'un organisme de service national qui dispose de techniciens capables de fournir des services de mise en œuvre et de maintenance partout où vous avez un dispensaire.
- Des plans de services personnalisables qui répondent à vos besoins spécifiques.
- Un système qui regroupe les données de trésorerie provenant de plusieurs points de vente.
- La possibilité d'accéder au niveau de la machine à un seul endroit afin de résoudre les problèmes et de les réconcilier avec le point de vente rapidement et facilement.
- Gérer l'intégration et le départ de tous les employés et gestionnaires du siège social, notamment en ce qui concerne les mots de passe et les autorisations pour gérer l'argent liquide.
- Logiciel robuste et flexible qui permet la création et l'application de SOP dans l'ensemble de votre organisation.
- Tableaux de bord et rapports qui fournissent les informations nécessaires à la prise de décisions stratégiques et opérationnelles.
- Options de stockage pour faciliter les retraits d’espèces efficaces.
- Logiciel permettant le crédit provisoire.
L'ABC de la mise en route
Le secteur de la gestion de trésorerie est vaste et complexe. Un peu de recherche ne suffit pas. Vous avez besoin d’expertise pour vous y retrouver parmi les différentes options et pour vous assurer de choisir le bon ensemble de composants CMS pour votre organisation. Une entreprise comme CashTech Currency Products possède cette expertise et, plus important encore, elle gère une organisation de services nationale capable de prendre en charge n’importe quel point de vente au détail aux États-Unis. Votre CMS deviendra peu pratique et inefficace si vous devez travailler avec trop d’acteurs locaux. Un CMS est censé réduire le travail, et non alourdir votre liste de tâches en vous obligeant à gérer un éventail disparate de fournisseurs de services.
Voici un résumé du processus que vous devrez suivre pour garantir que votre organisation obtienne le CMS parfait, pour aujourd'hui et pour l'avenir :
- Déterminez la manière dont vous souhaitez que votre organisation gère sa trésorerie – déterminez le processus idéal.
- Pesez les différentes options matérielles dans le contexte de ce processus idéal, puis tenez compte du budget.
- Décidez du niveau de service ( CashTech peut fournir un service en seulement 4 heures).
- Créez un plan de déploiement du projet. Cela devient de plus en plus critique à mesure que le nombre d'emplacements augmente.
- Installer le matériel à chaque emplacement et former les gestionnaires et le personnel.
Et profitez ensuite des avantages remarquables d’un CMS personnalisé qui améliorera l’efficacité, réduira les coûts et rendra le travail au dispensaire plus agréable et plus sûr.
CashTech Currency Products est basée à St. Paul, dans le Minnesota, et opère dans le secteur de la gestion de trésorerie depuis plus de 40 ans, avec une clientèle qui comprend des banques et des institutions financières, des coopératives de crédit, des centres de traitement des espèces, des fournisseurs de services de transport de fonds, des casinos, des détaillants et des dispensaires et producteurs de cannabis. CashTech est l'une des plus grandes organisations de services indépendantes en Amérique du Nord.